Windows PCのユーザーに多いように感じるのですが、デスクトップ――どのアプリケーションも起動させていない状況――が、ありとあらゆるファイルで敷き詰められた画面を見ることがあります。アイコンのサイズにもよりますが、10インチくらいのモバイルPCの画面一杯にファイルがあるとすると、おそらく100ファイルくらいになるのではないでしょうか。100ファイルの中から、自分がすぐに使う必要があるファイルはどれくらいあるのでしょうか。
すぐに使用しないのであれば、整理整頓をしておくことです。営業担当であれば、客先で急遽PCで説明することになった際に恥ずかしい思いをすることになりかねません。わたしなら、こんなに整理をできない人には発注したいとは思いません。
整理の仕方は、自分が使うときに分かりやすい整理、ということになります。時系列が良ければ月次ごとのフォルダを作るとか、プロジェクト別のフォルダ、案件別のフォルダ、業務別のフォルダなど、自分がどうすれば探しやすいかを考えて整理することです。デスクトップを“キレイ”にするのは、デジタル情報整理の第一歩です。
それでも整理ができない人は、とにかくフォルダに放り込んでおくことでも良いと思います。WindowsならGoogleのツールとか、MacならSpotlightを使えば探し出せます。ただしその場合は、ファイル名にルールが必要です。適当なファイル名を付けておくと、あとで探せなくなってしまいます。
また別フォルダに格納するからといっても、ファイル名はユニークでなければいけません。「20100201_○○提案資料」というように日付でソートできるようにしておくか、「○○提案資料_20100201」といった資料名でソートするのかは、自分がどちらの方が良いかによります。「2010年」としなくても、「100201」といったように「10年2月1日」でも良いと思います（次の“10年”は2110年ですから）。
ファイル名のルールを決めたら、どこかのフォルダにどんどん放り込んでいけば良いだけです。Windowsならマイフォルダに入れておけばPCの移行も簡単ですし、MacならTime Capsule、あるいは外付けHDDでバックアップを取っておけば、どこに格納してあっても移行できます。
いずれの場合も、整理を想定したフォルダ名、ファイル名が大事なポイントになります。
●無料オンラインツールを使いこなす
無料ツールの代表格が、GoogleやMicrosoftが提供しているサービスです。GoogleならGmailやGoogle Docs、Googleサイトが有名ですし、MicrosoftであればWindows Liveがあります。
わたしの場合は、自社のメールサービスをGoogle Appsで運用しています。「落ちたらどうするんですか？」と心配してくれる人もいますが、ある一定の割り切りです。Google Appsのメール機能にもなっているGmailは、過去にダウンしたことがありますが、以前に勤務した会社では自社運用をしていて24時間以上の障害が発生したことがあります。それに比べればマシだ、と考えるか否かです。
またGoogle Docsを使うと、外部の人とファイルを共有しやすい利点があります。Excelファイルを共有しようとすると、双方で修正を入れにくいということがありますが、Google Docsであれば、ブラウザ上で変更を入れられるので、大いに重宝しています。Google Docsは、最近になって表計算、プレゼンテーション、ワープロ以外のファイルも保存できるようになりました。これを活用すれば、自分のPC内のスペースを使わずに済むため、HDDの容量確保にも役立ちますし、モバイルPCと自宅のデスクトップで共有することも簡単です。
最近ではWebで利用できるマインドマップのようなツールもあります。EasyStepやmindmeisterがその代表格です。特にminemeisterは、「MindMeister」というiPhoneアプリからもアクセスできるので、さらに活用範囲が広がります。マインドマップのようなツールでブレーンストーミングを共有することもできるわけです。
わたしの場合、オンラインでプレゼンテーションを見せたいことがあるため、ZOHO Showというツールを活用しています。これも場面によっては便利なツールの1つです。
Windowsのアプリケーションの1つに、MicrosoftのVisioというものがあります。Visioはご存じの人も多いと思いますが、多くの情報を可視化したり、図面を書いたりする場合に便利なアプリケーションです。これに似たオンラインツールが、gliffyです。これがあれば図面や組織図などを共有することもできますし、オンライン上に保存しておくこともできます。
これらのツールを使いこなすことも、すべて整理の延長線にあります。面白半分で使い始めても、目的や整理の手順を決めないまま使い始めると分散してしまうだけです。「あれ？ あの資料ってどこだっけ？」――こんなことが起きてしまうくらいなら、すべて自分の手元のPC内に置いておく方がマシ、ということになってしまいます。少し使ってみて、「これは良い」となれば、手順と「どういうファイルはどこ、これはこっち」といった具合に整理するルールを決めて運用すれば良いでしょう。
その際に大事なことは、ルールに縛られるのではなく、自分の使いやすいルールを策定し、順守することです。ルールは自分が使いやすいルールでなければ長続きしませんし、一度決めたら守らないと意味がありません。
自分が使いやすいためのルールを策定することが大きなポイントになるのです。【大木豊成】
